El turno está terminando. La ventanilla del almacén de herramientas ya no entrega material. Sobre la mesa hay un libro de registro, tres vales del segundo turno y un correo electrónico del encargado. El encargado de almacén se sienta frente al ordenador. Tiene que registrar los documentos de salida porque mañana contabilidad le pedirá información sobre el stock entregado. Durante la próxima hora no gestionará los niveles de stock, sino que se ocupará de las tareas administrativas de su turno.
«Dedico una hora al día a crear documentos WZ en lugar de controlar los niveles de stock».
No es una queja por el papeleo, sino un problema de asignación de funciones. El responsable debe garantizar la disponibilidad de las herramientas y la exactitud de los niveles de stock. Sin embargo, el encargado de almacén dedica el final del turno a documentar los artículos que se retiraron verbalmente de las estanterías esa mañana. El papeleo se convierte en el objetivo y la comprobación del stock se aplaza hasta el día siguiente.
Las retiradas de la mañana se pierden entre notas manuscritas
El turno comienza con solicitudes verbales y formularios en papel. Un operario solicita un tipo concreto y el encargado de almacén le entrega un paquete. La retirada se anota en un cuaderno o una hoja de cálculo. El documento queda pendiente hasta el final del turno.
En los registros formales de inventario, el documento WZ registra una salida externa, mientras que los documentos RW y MM registran movimientos internos. En el almacén de herramientas, todas estas siglas se reducen a una sola frase: «Cree un WZ». El hecho es el mismo —una herramienta ha salido de la estantería—, pero no se registra en el sistema hasta la tarde, cuando ya no es posible corregir nada durante el turno.
Una retirada registrada manualmente suele requerir cuatro campos por línea y, en ocasiones, cinco:
- cliente o departamento
- número de artículo
- cantidad y unidad
- a veces, el lote o la ubicación
Cada línea requiere una decisión independiente y conlleva su propio riesgo de error tipográfico. Desde el punto de vista de la planta, esto no aporta orden. Es trabajo duplicado: el hecho ya se ha producido y el documento se crea después.
La misma ventanilla de atención que por la mañana abastece la línea de producción alimenta el papeleo por la tarde. Explicamos por qué el almacén de herramientas se convierte en un cuello de botella durante el turno en nuestro artículo sobre el almacén de herramientas como cuello de botella de la producción. En este caso, esa misma ventanilla genera otra pérdida: tras la última retirada, el encargado de almacén no vuelve a comprobar los niveles de stock, sino a ocuparse del papeleo.
Fin del turno: recopilación de registros
Durante los últimos 45-60 minutos del turno —una descripción de cómo termina, no una medición de auditoría—, el encargado de almacén deja de entregar artículos y de comprobar las ubicaciones de almacenamiento. Reúne el cuaderno, los registros en papel y los correos electrónicos y empieza a registrar las retiradas. Es un ejemplo clásico de trabajo duplicado: reconstruir qué artículos ya han salido de la estantería.
Considere este ejemplo como una estimación de la carga de trabajo, no como un valor de referencia para todas las plantas. Cada turno genera entre 80 y 120 líneas de transacción, y la introducción manual de cada una requiere entre 20 y 30 segundos. Con 100 líneas a 25 segundos por línea, son unos 42 minutos dedicados exclusivamente a introducir datos. Si añade el tiempo necesario para buscar el número de un artículo, atender una llamada de producción y corregir un error tipográfico, se acerca a la hora mencionada en la cita. No son «unos minutos de papeleo», sino una parte considerable de la jornada que no contribuye a garantizar la disponibilidad de las herramientas.
Cada interrupción —una nueva solicitud o alguien de producción que pregunta «¿Tiene un minuto?»— aumenta el riesgo de introducir un número de artículo o una cantidad incorrectos. El nivel de stock registrado en el sistema deja de coincidir con el stock físico, no porque alguien esté robando, sino porque la transacción se registra una hora después de producirse.
Cuando el almacén de herramientas «lo tiene todo», pero el puesto de trabajo sigue esperando, puede que el problema no sean los niveles de stock, sino el recorrido desde la estantería hasta las manos del trabajador. Analizamos esta brecha por separado en por qué los empleados no disponen de herramientas aunque el almacén de herramientas lo tenga todo. Los documentos de salida de mercancías creados manualmente añaden una tercera variante de la misma brecha: la herramienta ya se ha retirado, pero el documento aún no existe.
Un error en el documento no cierra la transacción
Destinatario incorrecto, cantidad errónea, número de artículo equivocado. El problema no termina ahí: comienza el proceso de corrección. Corregir la retirada afecta tanto al registro de stock como a la contabilidad. En lugar de controlar la rotación de una fresa costosa, el encargado de almacén tiene que investigar una discrepancia en el registro de ayer.
No necesita que otros afirmen que hay «un 99 % menos de errores» para entender cómo funciona. Basta con introducir una línea incorrecta por la tarde para tener que dar explicaciones al día siguiente. El plazo de entrega del pedido aumenta, al igual que el riesgo de quedarse sin stock antes de empezar el trabajo. Un documento concebido para mantener el sistema en orden acaba generando aún más trabajo de corrección.
Sin registrar quién realiza la retirada, a qué hora y para qué orden de trabajo, cualquier corrección sigue basándose en conjeturas. Ya abordamos esta carencia —quién retiró qué, cuándo y para qué trabajo— al hablar de los registros de retirada. Aquí tiene otra consecuencia: por la tarde, el encargado de almacén registra lo que el sistema no capturó por la mañana. El ERP recibe un documento, no un evento. Un armario que no registra eventos es solo un mueble, y un ERP necesita trazabilidad, no un compartimento. Más información en la API abierta de IntWare.
El responsable de stock desaparece
En el almacén de herramientas, el encargado de almacén debe garantizar la disponibilidad y el buen estado de las herramientas, así como la trazabilidad de cualquier artículo que salga de circulación. Cuando la introducción manual de datos ocupa el final de cada turno, el inventario cíclico queda en papel mojado. No hay tiempo para investigar por qué una ubicación está vacía. Una devolución no registrada pasa inadvertida hasta que se necesita el artículo y no aparece. Un portaherramientas dañado no se detecta hasta el inventario físico anual o hasta que impide iniciar un trabajo.
El encargado de almacén deja de gestionar el stock para ocuparse de tareas administrativas. Algunas tareas concretas quedan desatendidas:
- comprobar por muestreo las ubicaciones de almacenamiento después del turno
- devoluciones que no se llevaron al almacén de herramientas
- rotación de herramientas de alto valor
- un artículo entregado «a producción» que permanece en una taquilla
Ese último artículo representa capital inmovilizado en otro lugar. La compra figura en la factura, pero el artículo aún no se ha consumido en el husillo. El armario no es una ubicación de stock, por lo que el documento de salida de almacén generado esa tarde no reflejará que sigue allí. Como mucho, registrará que el artículo se entregó al departamento. El armario sigue considerándose parte de producción.
Una hora para reasignar
No con un nuevo libro de registro. Tampoco con otro recordatorio para «anotar las retiradas en el momento». Empiece por registrar la retirada. El documento debe generarse automáticamente a partir de ese registro, no reconstruirse al final del turno.
IntWare24 no contrata a un secretario para el encargado de almacén, sino que libera a este de las tareas administrativas. La máquina expendedora industrial IntWare24 registra cada operación en el compartimento: quién retiró qué y cuándo. El panel de administración IntWare24 proporciona al responsable el mismo registro de auditoría que, de otro modo, el encargado de almacén tendría que buscar entre documentos después de las 8:00. Si la planta exige un número de orden de trabajo, este debe constar en el registro de auditoría. De lo contrario, el stock se mueve sin que quede constancia de quién es responsable.
Un armario que se limita a desbloquear sus puertas y deja la creación del documento de salida de almacén para el final del día no es más que otra ventanilla de atención. IntWare24 aborda la gestión de herramientas de otra forma: la transacción se registra cuando alguien retira una herramienta, no cuando el turno entrega la documentación. Así, esa hora al final del turno puede dedicarse a gestionar los niveles de stock, las devoluciones y la rotación, y a determinar si una fresa de metal duro integral está en uso o permanece inactiva.
En las operaciones CNC, esa hora resulta más costosa por la gran cantidad de referencias, y seleccionar una plaquita de corte incorrecta puede detener el husillo. Para obtener más información sobre la gestión en el punto de uso, consulte nuestro artículo sobre máquinas expendedoras industriales en el sector CNC. Los artículos pequeños desaparecen de las estanterías abiertas mediante distintas acciones y se registran en documentos diferentes; lea sobre el consumo descontrolado de EPI y material de seguridad laboral. Una fresa y un guante no deberían figurar en el mismo vale de salida de material al final del turno.
Una pregunta para hoy
Tome como referencia el último turno. Calcule cuántos minutos se dedicaron a recoger formularios en papel y registrar las retiradas. Después, calcule cuántos minutos se emplearon en comprobar las ubicaciones, las devoluciones y la rotación de existencias.
Si el primer dato reduce el segundo, el problema no es la «falta de rigor en el registro», sino cuándo se realiza. Mientras el documento se genere después del turno, el encargado de almacén seguirá desempeñando funciones administrativas. Solo podrá volver a gestionar los niveles de stock cuando la transacción se registre en el momento de la retirada.
Cuéntenos en los comentarios cuánto tiempo dedica actualmente a tareas administrativas y cuánto a gestionar los niveles reales de stock. No cuánto debería dedicar, sino cuánto dedica de verdad.
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