Die Schicht geht zu Ende. Am Schalter der Werkzeugausgabe werden keine Artikel mehr ausgegeben. Auf dem Schreibtisch liegen ein Ausgabebuch, drei Belege aus der zweiten Schicht und eine E-Mail des Vorarbeiters. Der Lagerist setzt sich an den Computer. Er muss die Ausgabebelege erfassen, weil die Buchhaltung morgen nach den ausgegebenen Beständen fragen wird. In der nächsten Stunde verwaltet er keine Lagerbestände, sondern erledigt die Büroarbeit für seine eigene Schicht.
„Ich verbringe jeden Tag eine Stunde damit, WZ-Dokumente zu erstellen, statt die Lagerbestände zu überwachen.“
Hier geht es nicht um eine Klage über den Verwaltungsaufwand, sondern um eine unklare Aufgabenverteilung. Die Führungskraft ist für die Verfügbarkeit der Werkzeuge und korrekte Lagerbestände verantwortlich. Der Lagerist verbringt das Schichtende damit, nachträglich die Artikel zu dokumentieren, die am Morgen auf mündliche Anforderung aus dem Regal ausgegeben wurden. Die Dokumentation wird zum Selbstzweck. Die Bestandskontrolle wird auf morgen verschoben.
Morgendliche Entnahmen gehen in handschriftlichen Notizen unter
Die Schicht beginnt mit mündlichen Anfragen und Papierformularen. Ein Bediener fordert einen bestimmten Typ an, und der Lagerist gibt eine Packung aus. Die Entnahme wird in einem Notizbuch oder einer Tabelle erfasst. Das Dokument wird erst am Schichtende bearbeitet.
In der formellen Bestandsführung dokumentiert ein WZ-Beleg eine externe Ausgabe, während RW- und MM-Belege interne Bestandsbewegungen erfassen. In der Werkzeugausgabe laufen all diese Abkürzungen auf eine einzige Aufforderung hinaus: „Erstellen Sie einen WZ-Beleg.“ Der Vorgang ist derselbe – ein Werkzeug wurde aus dem Regal entnommen –, doch im System wird er erst am Abend erfasst, wenn während der Schicht keine Korrektur mehr möglich ist.
Eine manuell erfasste Ausgabe erfordert in der Regel vier Angaben pro Position, manchmal fünf:
- Kunde oder Abteilung
- Artikelnummer
- Menge und Einheit
- manchmal Charge oder Lagerort
Jede Position erfordert eine eigene Entscheidung und birgt das Risiko eines Tippfehlers. Aus Sicht der Fertigung schafft das keine Ordnung, sondern verursacht Nacharbeit: Der Vorgang hat bereits stattgefunden, der Beleg wird erst im Nachhinein erstellt.
Über denselben Ausgabeschalter, an dem abends die Belege bearbeitet werden, wird morgens die Fertigung versorgt. Warum die Werkzeugausgabe während einer Schicht zum Engpass wird, erläutern wir in unserem Beitrag über die Werkzeugausgabe als Produktionsengpass. Hier verursacht derselbe Ausgabeschalter einen weiteren Verlust: Nach der letzten Entnahme kehrt der Lagerist nicht zur Kontrolle der Lagerbestände zurück, sondern wieder zur Belegbearbeitung.
Schichtende: Belege zusammentragen
In den letzten 45–60 Minuten der Schicht – dies beschreibt den Schichtablauf und ist keine Auditmessung – stellt der Lagerist die Ausgabe von Artikeln und die Kontrolle der Lagerplätze ein. Er trägt Notizbuch, Papierbelege und E-Mails zusammen und beginnt anschließend, die Entnahmen zu erfassen. Ein klassisches Beispiel für doppelte Arbeit: Er rekonstruiert, was das Regal bereits verlassen hat.
Betrachten Sie diese Zahlen als Beispiel für den Arbeitsaufwand, nicht als Standardwert für ein Werk. Pro Schicht fallen 80–120 Buchungszeilen an, deren manuelle Eingabe jeweils 20–30 Sekunden dauert. Bei 100 Zeilen und jeweils 25 Sekunden sind das rund 42 Minuten reine Dateneingabe. Rechnet man die Suche nach einer Artikelnummer, die Entgegennahme eines Anrufs aus der Fertigung und die Korrektur eines Tippfehlers hinzu, kommt man auf fast eine Stunde – wie im Zitat erwähnt. Das sind nicht nur „ein paar Minuten Papierkram“, sondern ein erheblicher Teil des Arbeitstags, der nicht dazu beiträgt, die Verfügbarkeit der Werkzeuge sicherzustellen.
Jede Unterbrechung – eine neue Anfrage oder jemand aus der Produktion mit der Frage „Haben Sie kurz Zeit?“ – erhöht das Risiko, eine falsche Artikelnummer oder Menge einzugeben. Der Lagerbestand im System weicht zunehmend vom tatsächlichen Bestand ab – nicht weil jemand etwas stiehlt, sondern weil die Buchung erst eine Stunde nach der Entnahme erfolgt.
Wenn die Werkzeugausgabe „alles vorrätig“ hat, am Arbeitsplatz aber weiterhin gewartet wird, liegt das Problem möglicherweise nicht bei den Lagerbeständen, sondern auf dem Weg vom Regal in die Hände des Mitarbeiters. Diese Lücke behandeln wir gesondert im Beitrag Warum Mitarbeitern Werkzeuge fehlen, obwohl die Werkzeugausgabe alles vorrätig hat. Manuell erstellte Warenausgabebelege führen zu einer dritten Variante derselben Lücke: Das Werkzeug wurde bereits entnommen, der Beleg ist jedoch noch nicht erstellt.
Ein Fehler im Beleg verhindert den Abschluss der Transaktion
Falscher Empfänger, falsche Menge, falsche Artikelnummer. Damit ist die Angelegenheit nicht erledigt – vielmehr beginnt nun der Korrekturprozess. Die Korrektur der Entnahme wirkt sich sowohl auf die Lagerbestände als auch auf die Buchhaltung aus. Statt den Umlauf eines teuren Fräsers zu überwachen, muss der Lagerist eine Abweichung in der gestrigen Buchung klären.
Sie brauchen keine fremde Behauptung von „99 % weniger Fehlern“, um die Folgen zu erkennen. Schon eine einzige fehlerhafte, am Abend erfasste Position führt am nächsten Tag zu unangenehmen Rückfragen. Die Beschaffungszeit verlängert sich, und damit steigt das Risiko, dass der Artikel bereits vor Arbeitsbeginn nicht mehr vorrätig ist. Ein Beleg, der eigentlich für Ordnung im System sorgen soll, verursacht so noch mehr Nacharbeit.
Fehlen zum Zeitpunkt der Entnahme Angaben zu Person, Zeitpunkt und Arbeitsauftrag, bleibt jede Korrektur ein Ratespiel. Diese Lücke – wer wann was für welchen Auftrag entnommen hat – haben wir bereits im Zusammenhang mit Entnahmeprotokollen behandelt. Hier hat sie eine weitere Folge: Am Abend erfasst der Lagerist nachträglich, was das System am Morgen nicht aufgezeichnet hat. Das ERP-System erhält einen Beleg statt eines Ereignisses. Ein Schrank ohne erfasste Ereignisse ist nur ein Möbelstück, und ein ERP-System braucht eine nachvollziehbare Spur, kein Fach. Mehr dazu unter der offenen API von IntWare.
Der Bestandsmanager verschwindet
In der Werkzeugausgabe ist der Lagerist dafür verantwortlich, dass Werkzeuge verfügbar und in einwandfreiem Zustand sind und kein Artikel aus dem Umlauf genommen wird, ohne dass dies nachvollziehbar ist. Wenn die manuelle Dateneingabe das Ende jeder Schicht beansprucht, bleibt die permanente Inventur ein leeres Versprechen. Es bleibt keine Zeit, einen leeren Lagerplatz zu überprüfen. Eine nicht erfasste Rückgabe fällt erst auf, wenn der Artikel benötigt wird, aber nicht auffindbar ist. Ein beschädigter Werkzeughalter bleibt bis zur jährlichen Inventur unentdeckt – oder bis er den Start eines Auftrags verhindert.
Die Rolle des Lageristen verlagert sich von der Bestandsverwaltung auf Verwaltungsarbeiten. Konkrete Aufgaben bleiben dabei liegen:
- stichprobenartige Kontrolle der Lagerplätze nach der Schicht
- nicht zur Werkzeugausgabe zurückgebrachte Artikel
- Umlauf hochwertiger Werkzeuge
- ein „an die Produktion“ ausgegebener Artikel, der in einem Schließfach liegt
Dieser letzte Artikel bindet Kapital an anderer Stelle. Der Einkauf erscheint auf der Rechnung, doch an der Maschinenspindel wurde der Artikel noch nicht verbraucht. Da der Schrank kein Lagerort ist, wird der Artikel in dem am selben Abend erstellten Lagerentnahmebeleg nicht erfasst. Dieser dokumentiert höchstens, dass der Artikel an die Abteilung ausgegeben wurde. Der Schrank zählt weiterhin zur Produktion.
Eine Stunde für die Umbuchung
Nicht mit einem neuen Ausgabebuch. Auch nicht mit einer weiteren Aufforderung, „Entnahmen sofort zu dokumentieren“. Setzen Sie bei der Erfassung der Entnahme an: Der Beleg sollte dabei automatisch erstellt werden, statt ihn am Schichtende nachträglich zu rekonstruieren.
IntWare24 stellt keine Sekretärin für den Lageristen ein, sondern nimmt ihm die Büroarbeit ab. Der IntWare24-Ausgabeautomat erfasst jede Entnahme am Fach: wer wann was entnommen hat. Die IntWare24-Administrationsoberfläche stellt dem Verantwortlichen dieselbe lückenlose Dokumentation bereit, die der Lagerist sonst nach 8:00 Uhr in den Unterlagen zusammensuchen müsste. Wenn das Werk eine Auftragsnummer verlangt, muss diese ebenfalls in der Dokumentation erfasst werden. Andernfalls werden Lagerbestände ohne eindeutige Zuordnung bewegt.
Ein Schrank, der lediglich seine Türen entriegelt und den Warenausgabebeleg erst am Abend erstellt, ist nichts anderes als ein weiterer Ausgabeschalter. IntWare24 verfolgt bei der Werkzeugverwaltung einen anderen Ansatz: Die Transaktion wird bei der Entnahme eines Werkzeugs erfasst – nicht erst, wenn die Schicht ihre Unterlagen abgibt. Die dadurch am Schichtende gewonnene Stunde lässt sich stattdessen für die Verwaltung von Lagerbeständen, Rückgaben und Umschlag nutzen – und um festzustellen, ob ein Vollhartmetall-Schaftfräser im Einsatz ist oder ungenutzt herumliegt.
In der CNC-Fertigung ist diese Stunde wegen der großen Zahl unterschiedlicher Artikel besonders kostspielig. Schon die Auswahl der falschen Wendeschneidplatte kann die Spindel zum Stillstand bringen. Mehr über die bedarfsgerechte Versorgung direkt am Einsatzort erfahren Sie in unserem Artikel über Ausgabeautomaten in der CNC-Industrie. Kleinteile verschwinden auf unterschiedliche Weise aus offenen Regalen und werden auf unterschiedlichen Belegen erfasst. Lesen Sie mehr über den unkontrollierten Verbrauch von Arbeitsschutzartikeln. Ein Schaftfräser und ein Handschuh sollten am Schichtende nicht auf demselben Warenausgabebeleg stehen.
Eine Frage für heute
Betrachten Sie die letzte Schicht. Zählen Sie, wie viele Minuten Sie mit dem Einsammeln von Papierformularen und dem Erfassen von Entnahmen verbracht haben. Zählen Sie anschließend die Minuten, die für die Prüfung von Lagerorten, Rückgaben und Umschlag aufgewendet wurden.
Wenn die erste Zahl auf Kosten der zweiten geht, liegt das Problem nicht an „mangelnder Disziplin bei der Dokumentation“, sondern am Zeitpunkt der Erfassung. Solange der Beleg erst nach der Schicht erstellt wird, bleibt der Lagerist ein Sachbearbeiter. Erst wenn die Transaktion zum Zeitpunkt der Entnahme erfasst wird, kann er die Lagerbestände wieder steuern.
Schreiben Sie uns in den Kommentaren, wie viel Zeit Sie derzeit täglich mit Papierarbeit und wie viel mit der Verwaltung der tatsächlichen Lagerbestände verbringen. Nicht, wie viel Zeit Sie dafür aufwenden sollten, sondern wie viel es tatsächlich ist.
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