Ein bekanntes Szenario zum Monatsende
Der Inhaber öffnet den Kostenbericht. Wieder fällt dieselbe Position ins Auge: Werkzeuge. Die Produktion ist nicht gestiegen. Es gibt auch nicht mehr Aufträge. Trotzdem wird weiterhin regelmäßig eingekauft.
Niemand stiehlt. Der Bediener nimmt mehr mit, als er für die Schicht benötigt, weil er schon einmal mit leeren Händen vor der Maschine stand, nachdem es hieß: „Nicht auf Lager.“ Beim nächsten Mal legt er sich einen eigenen Vorrat an. Der Überschuss wird nicht im Werkstück verbaut, sondern landet in einer Schublade.
Auf der Rechnung ist das nicht zu erkennen, ebenso wenig im ERP-Bericht. Beide dokumentieren den Einkauf, nicht den Zeitpunkt des tatsächlichen Verbrauchs. Mit der Zeit werden diese Werkzeuge ungenutzt stumpf, auf verschiedene Werkzeugsätze verteilt und dem Umlauf entzogen. Das gebundene Kapital liegt brach und lässt sich nicht zurückgewinnen.
Dieselbe Situation aus der anderen Perspektive im Werk: Die Werkzeugausgabe „hat alles“, doch am Arbeitsplatz wird weiterhin gewartet. Ein separater Beitrag erklärt, warum volle Regale nicht bedeuten, dass die Werkzeuge auch an der Spindel verfügbar sind: Warum Mitarbeiter keine Werkzeuge haben, obwohl die Werkzeugausgabe alles vorrätig hat. Hier geht es um die andere Hälfte dieser Lücke: Ein Werkzeug wurde aus der Werkzeugausgabe entnommen und nie zurückgegeben. Es liegt nur drei Meter von der Maschine entfernt, ist im System aber bereits verschwunden.
Zwei Vorgänge, die die Buchhaltung zu einem zusammenfasst
Der Kauf eines Werkzeugs ist ein buchhalterischer Vorgang. Der Verbrauch erfolgt an der Maschinenspindel. Dazwischen liegt die Entnahme. In einem kleinen Unternehmen kann dieser Prozess erschreckend einfach sein:
- Rechnung → ERP
- Wareneingang ins Lager
- Entnahme „für die Produktion“ – dokumentiert auf Papier, in Excel oder mitunter am Schalter der Werkzeugausgabe
Bei der Entnahme verbucht das System das Werkzeug als verbraucht. Tatsächlich kann es drei Wochen lang in einem Schrank liegen (ein Beispiel aus der Fertigung, kein Messwert). Eine persönliche Schublade ist kein Lagerort. Sie wird weder bei der Inventur noch beim manuellen Abgleich mit dem ERP-System berücksichtigt. Überschüssige Bestände verschwinden aus den Aufzeichnungen, bevor jemand fragen kann: „Wo sind sie?“
Der Stückpreis ist hier zweitrangig. Das Problem: Es wird nicht erfasst, wer welchen Artikel wann und zu welchem Zweck entnommen hat. Der Inhaber bringt es in einem Satz auf den Punkt:
„Ich habe keine Ahnung, wie viele Werkzeuge in den persönlichen Schließfächern der Mitarbeiter liegen oder wie viel sie mich kosten.“
Bediener legen Vorräte nicht aus böser Absicht an
Das ist eine rationale Reaktion auf mangelndes Vertrauen in die Verfügbarkeit. Bediener legen keine persönlichen Vorräte an, um dem Unternehmen zu schaden. Sie wollen damit verhindern, dass die zweite Schicht wegen eines leeren Werkzeughalters zum Stillstand kommt. Die Auslöser sind immer dieselben:
- die Werkzeugausgabe am anderen Ende der Produktionshalle
- eine Warteschlange am Schalter der Werkzeugausgabe zu Schichtbeginn
- Meldungen wie „Nicht auf Lager“
- eine Kultur des „Sehen Sie selbst zu“
Warteschlange und Entfernung sind nicht nur Begleitumstände, sondern der Mechanismus dahinter. Dauert die Entnahme zu lange, lernen die Bediener, die Werkzeugausgabe zu umgehen. Wie die Warteschlange entsteht und warum die Werkzeugausgabe zum Engpass wird, erläutern wir in unserem Artikel über die Werkzeugausgabe als Produktionsengpass. Vorratsentnahmen sind eine Folge dieses Engpasses und kein persönliches Fehlverhalten.
Die Entnahmen werden auch keinem Arbeitsauftrag und keiner Maschine zugeordnet. Daher ist nicht erkennbar, wer in einer Schicht dreimal so viel entnimmt wie alle anderen. In einer herkömmlichen Werkzeugausgabe fordert der Bediener einen bestimmten Typ an, erhält eine Packung und geht. Das System verbucht die Entnahme auf die Abteilung – nicht auf die einzelne Person oder Fertigungszelle.
Mindestbestellmengen führen außerdem dazu, dass der Einkauf zusätzliche Vorräte bestellt. Die offiziellen Lagerbestände steigen, während sich in Schränken noch mehr Material ansammelt. So entstehen versteckte Bestände: Sie sind physisch vorhanden, aber nicht im System erfasst.
Doppelte Bestände bedeuten, denselben Artikel zweimal zu kaufen
Manche Werkzeuge kehren in die Werkzeugausgabe zurück, andere nicht. Ein Spezialfräser wird für einen Auftrag ausgegeben, landet nach dessen Abschluss jedoch „für alle Fälle“ in einem Schrank, statt an die Werkzeugausgabe zurückgegeben zu werden. Steht ein ähnliches Bauteil an, kauft das Unternehmen einen weiteren Fräser, obwohl der alte nur wenige Dutzend Meter entfernt liegt.
Das ERP-System weist steigende Werkzeugkosten aus. Es zeigt jedoch nicht, dass manche Rechnungen den erneuten Kauf von Werkzeugen betreffen, die bereits in der Fertigung vorhanden sind. So ist dasselbe Werkzeug doppelt vorhanden – das alte liegt in einem Schrank, das neue steht auf einer Rechnung. Keines von beiden wird vollständig genutzt. Das Unternehmen zahlt doppelt.
In der CNC-Fertigung ist diese Doppelbeschaffung besonders kostspielig, denn ein Vollhartmetallfräser und ein Satz Wendeschneidplatten sind keine günstigen Artikel aus einem offenen Regal. Den Werkzeugkreislauf an der Spindel behandeln wir gesondert in unserem Artikel über Ausgabeautomaten für die CNC-Branche. Für den Inhaber ist die Schlussfolgerung klar: Sie kaufen nicht mehr Werkzeuge, um verbrauchte zu ersetzen. Sie kaufen Bestände, die Sie nicht sehen können.
Was das ERP-System nicht sieht (und auch keine Bestandsaufnahme)
Das ERP-System kann Bewegungen zwischen definierten Lagerorten nachverfolgen: Hauptlager, Zwischenlager und Produktion. Was nach der Entnahme von Werkzeugen „für die Produktion“ geschieht, liegt außerhalb des erfassten Prozesses. Im System gelten Werkzeuge im Schrank eines Bedieners weiterhin als in der Produktion befindlich.
Die Folgen sind nicht intuitiv:
- Der Lagerumschlag erscheint besser, als er tatsächlich ist
- Berichte melden „Fehlbestand“, während überschüssige Bestände in der Produktion lagern
- Einkaufsentscheidungen basieren auf unvollständigen Daten
- Ein Werkzeug im Einsatz und ein ungenutztes Werkzeug sind nicht voneinander zu unterscheiden
Die Kosten entstehen, werden aber nicht zugeordnet. Auch eine ERP-Integration kann keinen Schrank einbinden, den das System nicht als Lagerort erkennt. Ein Schrank, der lediglich ein Fach öffnet, ohne die Entnahme zu erfassen, bleibt ein Möbelstück mit Schloss – dieser Unterschied wird im Beitrag über die offene API von IntWare und die Kommunikation mit ERP-Systemen erläutert. Zunächst muss ein Datensatz angelegt werden. Erst dann können die Daten an die Buchhaltung übermittelt werden.
Wo dieses Kapital tatsächlich verloren geht
Um die Gesamtbetriebskosten zu verstehen, müssen Sie über die Rechnungen hinausblicken und die Abläufe in der Fertigung betrachten. Verdeckte Kosten treten in verschiedenen Formen auf:
- gebundenes Kapital – es könnte an anderer Stelle eingesetzt werden, statt ungenutzt in einer Schublade zu liegen
- Zeitaufwand für die Suche – der Bediener läuft durch die Fertigung, statt zu zerspanen; es ist dieselbe MUDA, die in jeder Schicht wertvolle Minuten kostet, wenn das Werkzeug zwar „da“ ist, aber niemand weiß, wo
- Entsorgung – nach Monaten in einem Schrank ist der Artikel häufig nicht mehr verwendbar
- Qualität – was gerade zur Hand ist, ist stumpf, unvollständig und nicht erprobt
- ungenutzte Möglichkeiten zur Werkzeugaufbereitung und Wiederverwertung – verschlissene Werkzeuge, die wieder in den Kreislauf zurückgeführt werden könnten, landen im Abfall
Solange Sie nicht feststellen, an welcher Stelle ein Werkzeug den geregelten Kreislauf verlässt, werden diese Werkzeuge weiterhin als „Betriebsausgaben“ verbucht. Doch dabei handelt es sich nicht um Betriebsausgaben, sondern um die Kosten einer nicht nachverfolgten Entnahme. Werkzeugaufbereitung und Rückführung in den Kreislauf funktionieren nur, wenn jedes Werkzeug an einen bekannten Ort zurückkehrt, statt in einer Schublade zu verschwinden – erfahren Sie mehr über die Kreislaufwirtschaft bei Zerspanungswerkzeugen.
Wenn die Zahlen kein Rätsel mehr sind
Dann denkt der Inhaber nicht mehr: „Wir kaufen Werkzeuge, weil sie verschleißen“, sondern: „Wir kaufen Werkzeuge, weil wir nicht wissen, wo sie nach der ersten Entnahme bleiben.“
Vorratsentnahme ist dann kein „menschlicher Faktor“ mehr, sondern ein Problem, das sich konkret verorten lässt: in den Schränken in der Fertigung. Sie lässt sich lokalisieren, messen und reduzieren – nicht durch die Aufforderung, sich „zusammenzureißen“, sondern indem jede Entnahme erfasst wird: Wer hat den Artikel wann und für welchen Arbeitsauftrag entnommen?
IntWare24 sanktioniert Bediener nicht dafür, dass sie Pufferbestände anlegen. Stattdessen stellt das System sicher, dass die Entnahme zum richtigen Zeitpunkt erfasst wird. Der IntWare24-Ausgabeautomat erfasst den Vorgang direkt am Fach, bevor der Artikel in einer persönlichen Schublade landet. Die IntWare24-Administrationsoberfläche mit Entnahmehistorie liefert dem Inhaber Informationen, die auf keiner Rechnung stehen: Wer hat den Artikel wann und – falls im Werk erforderlich – für welchen Arbeitsauftrag entnommen? Ohne diese Erfassung ist der Schrank nur ein weiterer Lagerschrank, der von allen gemeinsam genutzt wird.
Dasselbe Muster zeigt sich bei preisgünstigen Arbeitsschutzartikeln in offenen Regalen: Wegen des niedrigen Stückpreises wird der Verbrauch kaum kontrolliert, während die jährlichen Ausgaben an die Kosten teurerer Artikel heranreichen. Dieses Thema behandeln wir gesondert im Beitrag „Unkontrollierter Verbrauch aus offenen Regalen“. Ein Vollhartmetallfräser und ein Handschuh verschwinden mit demselben Handgriff, müssen aber unterschiedlich verbucht werden. Werden beide pauschal unter „Werkzeuge“ zusammengefasst, lässt sich der Verbrauch nicht senken.
Eine Übung für heute
Prüfen Sie Ihre Werkzeugkosten der vergangenen drei Monate (ein Abrechnungszeitraum, keine Verbrauchsmessung).
Prüfen Sie bei jeder Position: Wurde das Werkzeug bei der Arbeit verbraucht oder als Vorrat in einem Schrank gelagert?
Wenn Sie beides nicht unterscheiden können, liegt das Problem nicht beim Preis des Werkzeugs. Es fehlt eine Aufzeichnung darüber, wer es wann und zu welchem Zweck entnommen hat.
Solange diese lückenlose Dokumentation fehlt, sieht die Buchhaltung nur die Rechnung, während die Fertigung nur die Schublade sieht. Dazwischen bleibt Kapital ungenutzt gebunden.
Schreiben Sie uns in den Kommentaren, wie viele Schränke in Ihrer Fertigung derzeit bei der körperlichen Bestandsaufnahme nicht erfasst werden. Nicht, wie viele „unter Kontrolle sein sollten“, sondern wie viele tatsächlich an der Bestandsführung vorbeilaufen.
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